Een factuur maken

Een factuur maken

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Als startende ondernemer kom je er altijd mee in aanraking: een factuur maken. In dit artikel leg ik je uit hoe je een factuur moet maken. De Belastingdienst heeft namelijk eisen opgesteld waar een factuur aan moet voldoen. Dit moet dus even in 1 keer goed zodat veel narigheid wordt voorkomen. Ook ga ik je uitleggen hoe je je facturen moet bewaren en wanneer je jouw factuur moet versturen. 

De factuureisen van de belastingdienst

Jouw gegevens:

  • De bedrijfsnaam die je hebt doorgegeven aan de Kamer van Koophandel.
  • Jouw adres dat bekend is bij de Kamer van Koophandel.
  • Je BTW-nummer die je hebt gekregen van de Belastingdienst. Hij ziet er als volgt uit: NL (14 cijfers) B (2 cijfers)
  • Je KVK-nummer
  • Een uniek getal voor je factuur. Dit unieke getal moet oplopen. Je eerste factuur is bijvoorbeeld 001 en je tweede factuur is 002.
  • De factuurdatum (wanneer je de factuur hebt verstuurd naar je klant)
  • De leverdatum (wanneer je de goederen of dienst hebt geleverd)
  • Een omschrijving van de dienst of het goed wat je hebt geleverd. Ik heb bijvoorbeeld: BTW-aangifte kwartaal 2 2018 als dienst.
  • De hoeveelheid van de dienst of het goed. Ik heb 1 BTW-aangifte gedaan dus dan vul ik ook 1 in als hoeveelheid.
  • Het factuurbedrag exclusief BTW.
  • Het BTW-bedrag inclusief het BTW-tarief.
  • Het factuurbedrag inclusief BTW

De gegevens van je klant:

  • De naam van je klant dat bekend is bij de Kamer van Koophandel.
  • Het adres van je klant dat bekend is bij de Kamer van Koophandel.

Let op! als je BTW verlegd moet je ook het BTW-nummer van je klant op de factuur noteren.

Waarom is het zo belangrijk?

Als de facturen die je verstuurd en ontvangt niet voldoen aan de factuureisen kan je ze niet verwerken in je administratie. Dit betekent dat je de BTW niet terug kan krijgen en dat je het factuurbedrag niet als kosten kan opvoeren. Het is dus erg belangrijk dat jouw factureren voldoen aan de bovenstaande factuureisen.

Er zijn echter enkele uitzonderingen:

  1. Bij een factuurbedrag van €100 inclusief BTW of lager, is een vereenvoudigde factuur voldoende. Jouw bedrijfsnaam, KVK-nummer en BTW-nummer hoeft niet vermeld te worden op de factuur.
  2. Ondernemers in de Horeca hoeven niet te voldoen aan alle factuureisen.
  3. Taxichauffeurs hoeven ook niet te voldoen aan alle factuureisen.
Op welk moment moet ik mijn factuur versturen?

De Belastingdienst heeft ook regels opgesteld over het moment dat jij een factuur moet versturen. De Belastingdienst geeft op haar website de volgende regel aan:

  • U verstuurt de factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin u hebt geleverd.

Ik kan begrijpen dat je deze zin niet in één keer begrijpt en daarom heb ik onderstaand voorbeeld voor jou gemaakt om het toch duidelijk te maken.

Voorbeeld factuur versturen

Ik heb mijn dienst geleverd op 18 september 2018. Deze datum houd ik aan als leveringsdatum en zet ik netjes op mijn factuur. Ik moet de factuur dan uiterlijk op 15 oktober 2018 verstuurd hebben.

Hoe maak ik gemakkelijk mijn eerste factuur?

Zelf ben ik niet zo’n ster in dingen ontwerpen. Dat is echter geen probleem. Via mijn boekhoudpakket E-boekhouden kan je gemakkelijk een standaard factuur maken.

Deze standaardfactuur kun je vervolgens voor elke factuur weer gebruiken en daarnaast wordt de factuur automatisch in je boekhouding verwerkt. Het werkt naar behoren en ik spreek uit ervaring.

Zorg ervoor dat jouw factuur opvalt 

Ik als boekhouder kom natuurlijk veel verschillende facturen tegen tijdens mijn werkzaamheden. Ik zie dan ook gelijk wie veel aandacht heeft besteed aan de opmaak van de factuur. Ook zie ik gelijk welke ondernemers slim zijn met hun marketing.

Elke keer dat een klant jouw factuur ziet heeft hij contact met jouw organisatie. Maak dan ook maximaal gebruik van dit moment. Slimme ondernemers hebben bijvoorbeeld hun meest recente advertentie op de achterkant van de factuur staan. Zelf verwijs ik op mijn factuur naar mijn website.

Het bewaren van facturen

Elke factuur die jij hebt ontvangen of hebt verstuurd moet je verplicht bewaren van de Belastingdienst. Je bewaart de factuur in dezelfde vorm als hoe jij de factuur hebt ontvangen of hebt verstuurd.

Digitale facturen bewaar jij dus digitaal. Niet digitale facturen (dus een factuur op papier) bewaar je nog in de ouderwetse map.

Voor de meeste facturen heb je een bewaarplicht van 7 jaar, maar voor bepaalde facturen heb je een bewaarplicht van 10 jaar. De bewaarplicht van 10 jaar geldt voor facturen van onroerende zaken en digitale diensten.

Wil je graag een voorbeeld van een factuur? 

Schrijf je dan hieronder in zodat je mijn standaardfactuur kunt downloaden en daarnaast mijn gratis ondernemersadvies periodiek ontvangt per e-mail. Een win-win situatie 😉



Andries van der Werff

Andries van der Werff

Het leven is zo simpel. Alleen mensen maken het zichzelf onnodig lastig. Elke week wil ik jou weer een nieuwe eye-opener geven.

Plaats een reactie

Gratis tips

Leer Hoe Je Als Ondernemer Gemakkelijk Geld Kunt Besparen d.m.v. belastingvoordelen